Caso seu objetivo seja não realizar grandes investimentos ou não dispõe de espaço físico suficiente para montar toda a infraestrutura necessária, você deve escolher uma empresa especializada em ofertar ao mercado Automação de Processos como Serviço.

A proposta desse modelo é permitir que as organizações comecem a utilizar a automação de forma muito mais rápida e sem a necessidade de realizar grandes investimentos em Hardwares, Softwares e mão de obra, já que toda a estrutura necessária será disponibilizada pelo parceiro escolhido. Seu foco e de seus gestores será ajudar na identificação dos gargalos existentes nos processos de negócios da organização e nas oportunidades de ganhos de produtividade e redução de custos com a automação.

Como a infraestrutura já foi implementada por terceiros, a organização que opta por esse tipo de serviço ganha com menor tempo de implementação dos processos automatizados e consequentemente se beneficia com o retorno do investimento já nos primeiros meses da utilização.

 

 ➜ Forma de Contratação:

São inúmeras as vantagens de se contratar a solução de automação de processo como serviço utilizando a tecnologia de RPA. A primeira é que permite que as empresas comecem focando nos processos mais críticos e relevantes para o negócio e ao longo do tempo vá expandindo para as demais áreas. Normalmente você pagará um custo único pelo desenvolvimento/modelagem do processo escolhido para ser automatizado e uma mensalidade pelo uso da solução por um período determinado. Isto garante maior flexibilidade e escalabilidade na contratação, além de favorecer a construção de uma Jornada de Transformação Digital gradual e à medida do amadurecimento do projeto e do aculturamento das pessoas no uso destas novas tecnologias digitais.

Além disto, a contração da solução como serviço garante a alta disponibilidade do serviço bem como assegura o suporte e a manutenção do ambiente em produção.

 

 ➜ Implementação:

Para implementar com sucesso um projeto de automação de processos utilizando tecnologia RPA alguns passos devem ser seguidos. É muito importante que a alta direção da empresa seja o patrocinador desta iniciativa e que todas as áreas sejam convidadas a participar. Ninguém melhor que os gestores e seus funcionários diretos para apontar onde ocorrem os gargalos de processos, que consomem normalmente muita energia e tempo dos colaboradores em tarefas repetitivas e de baixo valor agregado. A realização de Workshop com as áreas permitirá o mapeamento adequado dos processos passíveis de automação e favorecerá a análise para a escolha daqueles que serão apontados como prioritários na fila de processos a serem automatizados. A escolha deve recair preferencialmente naqueles processos que demonstrem um alto retorno do investimento ou que sejam estratégicos na construção de vantagem competitiva para o negócio. Os projetos de automação de processos já implementados em diversas empresas ao redor do mundo que apresentaram resultados mais relevantes são normalmente voltados à Melhoria da Experiência do Cliente, Automação do Fluxo de Trabalho entre usuários, sistemas e dados e Transformar Dados em Informações para tomada de decisões.

 

Algumas tarefas que podem ser beneficiadas com a automação de RPA como serviço são:

• integração de pagamento;
• vendas e processamento de pedidos;
• abastecimento e logística;
• geração de e-mail em massa;
• criação de relatórios;
• entrada e manipulação de dados;
• suporte ao cliente;
• emulação de ações humanas em tarefas e processos repetitivos.

 

Quais os benefícios do RPA como serviço?

A automação é cada vez mais uma realidade nas empresas de todos os tipos e tamanhos, em todas as regiões do mundo. São muitos os benefícios do RPA oferecidos para quem os contrata como serviço. Citaremos nos próximos tópicos os principais deles para o seu conhecimento.

 

 ➜ Maior flexibilidade

Os códigos do processo de automação são flexíveis, sendo padronizados de modo que se encaixem perfeitamente em outros códigos existentes. Essa flexibilidade facilita a sua posterior reutilização em outros sistemas, o que agiliza o processo de criação e implementação.

Dessa forma é possível construir uma biblioteca de componentes que possam ser utilizados em outros processos, que serão, por sua vez, replicados em outros setores do negócio.

Essa opção reduz custos e principalmente o tempo que seria levado para um programador desenvolver um novo código do zero sempre que precisasse utilizar essa mesma execução.

 

 ➜ Agilidade na implementação

Como todo o serviço de implementação do RPA é realizado pela empresa terceirizada, a contratante ganha muita agilidade nesse processo. Ela não precisa se preocupar com a aquisição e instalação de equipamentos e softwares, com o treinamento para a sua utilização, nem com sua manutenção e correção de erros.

A fornecedora da solução também possui expertise no desenvolvimento e modelagem de processos e já tem disponível para imediata utilização, toda a infraestrutura necessária para utilização da Plataforma. Isto garantirá que entre 30 e 60 dias os processos escolhidos para automação estarão funcionando e trazendo resultados para a empresa.

 

 ➜ Maior escalabilidade

As empresas provedoras que oferecem o serviço de RPA oferecem maior escalabilidade aos seus clientes. A contratante paga apenas pelos serviços e tempo que for realmente utilizar e tem a possibilidade de inserir novos em seu contrato à medida que for crescendo e necessitando outros recursos.

 

 ➜ Garantia de segurança

A automação oferece maior segurança dos dados empresariais. A partir do momento em que a informação se encontra centralizada às máquinas, não ocorre mais o risco de, por descuido de um ou mais colaboradores, ocorrer um vazamento de informações ou até mesmo o acesso indevido a elas.

Os robôs trabalham sempre dentro de um ambiente controlado e monitorado, com utilização de login e senha na mesma plataforma utilizada pelos colaboradores e de acordo com a política de segurança do cliente.

 

 ➜ Redução de custos operacionais

As empresas que utilizam o RPA como serviço não precisam se preocupar com os gigantescos gastos necessários para implementar toda a infraestrutura utilizada para o serviço.

Como o provedor é o responsável pela parte técnica, a empresa economiza com a aquisição de equipamentos, infraestrutura, softwares e treinamento do pessoal. Os custos são reduzidos e ela pode se concentrar apenas no serviço a ser executado e no seu negócio.

 

 ➜ Facilidade na integração com sistemas da empresa

O RPA é facilmente integrado a qualquer plataforma utilizada pela organização, seja um ERP, CRM, sistemas de gestão financeira ou navegadores. O motivo para isso é que ele não influi no código, apenas atua imitando os mesmos comandos que uma pessoa realizaria na utilização desses softwares.

O programa interage com a infraestrutura existente e utiliza a mesma interface gráfica de usuário onde os colaboradores executam as suas tarefas. Dessa forma, o cenário de TI não precisa ser alterado e os custos de implementação são mantidos no mínimo.

 

 ➜ Aumento da produtividade da equipe

Com o uso do RPA, os processos mecânicos e repetitivos são realizados por robôs programados para essas tarefas. Assim, a mão de obra humana fica livre para a realização de tarefas mais estratégicas.

Esse fator aumenta o índice de satisfação do colaborador. Ao trabalhar com maior prazer, o funcionário naturalmente produz mais e se entrega às tarefas com maior afinco, o que impacta positivamente na qualidade do produto final.

A automação também oferece a possibilidade de executar vários processos simultaneamente, e de trabalhar 24 horas por dia, rendendo muito mais do que um trabalhador seria capaz de realizar.

 

 ➜ Aumento do ROI

A automação possibilita um aumento da produtividade, redução de retrabalho e diminui o índice de contratação de colaboradores. Ela favorece também um aumento na qualidade do produto final e redução de acidentes de trabalho, menores custos e aumento da velocidade da produção. Todos esses fatores oferecem um impacto positivo sobre o ROI (retorno sobre o investimento).

 

 ➜ Redução de erros

Com a automação, as chances de erros são reduzidas a um volume mínimo. O índice de retrabalho também é drasticamente reduzido, pois não existe mais o risco de falhas humanas.

Também não há possibilidade de ser esquecida uma etapa do trabalho, ou a realização de algo em duplicidade, pois as instruções da máquina são sempre seguidas à risca, o que impossibilita esse tipo de comportamento.

Uma alternativa para a redução de erros é a utilização de ferramentas de detecção. Essas ferramentas emitem alertas para a equipe sempre que alguma situação não ocorrer conforme o esperado. O sistema também é capaz de detectar e corrigir falhas antes que elas possam se tornar um incidente e provocar prejuízos.

 

Como escolher a melhor solução de RPA as a service?

Alguns cuidados devem ser tomados antes de escolher o provedor de RPA ideal para a sua empresa. Essa decisão deve ser acertada, pois toda a qualidade do seu serviço dependerá da boa atuação da contratada.

Por isso, todo cuidado é pouco! Listamos abaixo alguns dos fatores que você deverá dar atenção antes de realizar a escolha da empresa com a qual trabalhará! Confira:

 

 ➜ Analisar a reputação da empresa

Pesquise sempre a reputação da empresa de seu interesse antes de entrar em contato. Vale dar uma conferida atenciosa nas redes sociais, no site da empresa e em sites de reclamação para verificar se há relatos de problemas ou elogios referentes aos serviços por ela prestados.

 

Listaremos a seguir alguns aspectos que devem ser verificados para essa análise:

• há quanto tempo ela está no mercado;
• quais são os seus cases de sucesso;
• quem são os seus clientes e o que eles falam sobre os seus serviços;
• qual o seu histórico no ramo;
• se empresa oferece garantia de seus serviços.

 

Consulte também qual é a nota média que os clientes concederam para a empresa. Assim você já terá uma prévia dos seus pontos fortes e fracos.

Ter confiança na empresa que for contratada auxilia no bom relacionamento entre cliente e consumidor e oferece maior segurança em situações em que for necessário suporte ou algum novo tipo de serviço.

 

 ➜ Verificar as funcionalidades da ferramenta

Quais são os serviços que a empresa oferece? Procure saber todas as tecnologias com as quais a  empresa trabalha e como cada uma delas pode ajudar na sua automação.

 

Informe-se também sobre:

• variedades de módulos disponíveis;
• opções de escalabilidade dos serviços prestados;
• oferecimento de suporte técnico;
• realização de manutenção periódica;
• possíveis economias oferecidas por meio da prestação de serviços específicos ou personalizados de acordo com a sua necessidade.

 

 ➜ Identificar se o suporte técnico realiza um atendimento de qualidade

A empresa oferece suporte técnico? Após a implementação do serviço é necessário o seu acompanhamento, oferecendo sempre todo o suporte que o cliente necessitar em caso de problemas com a automação ou necessidade de novas funcionalidades.

 

 ➜ Observar a segurança das informações

Outro ponto fundamental a ser observado é a segurança das informações. A empresa deve trabalhar com uma política de segurança sólida, e que seja transparente aos seus clientes.

O software deve seguir regras de segurança, além de se adequar também às normas da contratante. Os robôs devem contar com acesso por meio de login e senha, tal como ocorre com os funcionários humanos.

 

Conforme vimos neste artigo, a RPA é uma tecnologia abrangente e pode ser aplicada em todos os tipos e tamanhos de negócios desde que exista nela funções repetitivas onde a automação possa ser necessária.

O RPA on-premises é mais indicado para empresas que desejem ter o total controle sobre o ambiente, e que tenha condições de cuidar de toda a infraestrutura necessária para o seu funcionamento.

Já o RPA como serviço é mais vantajoso para os negócios que buscam economia de gastos e rápido retorno financeiro, com possibilidade de escalabilidade. Cabe ao gestor decidir qual o serviço melhor se adéqua às suas necessidades.

 

Gostaria de mais informações sobre como implementar a automação de processos utilizando da tecnologia RPA AS A SERVICE em sua empresa? Entre em contato com a Campello Inovação e Tecnologia! Somos especialistas em automação de processos com RPA e podemos ajudar o seu negócio a ser mais produtivo por meio dessa tecnologia!